谭政发〔2024〕13号
关于印发《谭子山镇政府采购内部控制制度》的通知
镇属各部门、三中心一站一大队：
根据《湖南财政厅关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（湘财购〔2020〕26号）文件要求，结合我镇实际，特制定《谭子山镇政府采购内部控制制度》,现印发给你们，请遵照执行。
衡南县谭子山镇人民政府
2024年11月15日
目 录
第一条 为进一步规范本单位政府采购行为，完善单位政府采购工作内部决策机制，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《湖南财政厅关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（湘财购〔2020〕26号）等法律法规及文件精神，结合工作实际，制定本单位内部控制制度。
第二条 本制度所称内部控制，是指依法依规执行政府采购制度，为实现物有所值采购结果、落实政府采购政策、防控廉政风险和法律风险等改革目标的保障机制。
第四条 本单位采购活动应当有助于实现经济和社会发展目标，落实政府采购政策，体现政府采购对科技创新、节能环保、绿色发展、促进中小企业发展、优化营商环境等相关领域的支持。
第五条 本单位政府采购应遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则，依法依规依程序开展政府采购活动。
第六条 凡本单位内设机构、三中心一站一大队等部门归口管理单位使用财政性资金采购货物、工程和服务的行为应遵循本制度。
第七条 集中采购目录和采购限额标准，应按照县财政局的规定执行。
第八条 本单位负责编制政府采购项目预算，采购业务应严格按照批准的预算执行采购，各项采购业务实行归口管理、职责明确、程序规范，以降低采购风险、提高资金的使用效率为原则。
第九条 本单位政府采购内部控制是根据我省深化政府采购制度改革任务和要求制定的，涵盖了统筹管理、绩效管理、落实政策、采购预算、采购需求、采购活动、合同管理、履约验收、信息支撑、营商环境、完善机制、其他事项12大项，并相应提出了要求。
第十条 机构设置。本单位政府采购工作实行统一领导、分工负责、归口管理，并成立单位采购工作专班，工作专班主要组成成员如下：
组 长：刘晨曦
副组长：华连军、周小波、罗歆
成 员：周群、王林、蔡华、陈小生、张孝珍、谢德平
党政办承担本级采购主体职责，办公室、财政所、纪委等相关部门各司其职，发挥机构和岗位的相互监督和制约作用，共同做好政府采购工作。
（一）贯彻执行有关政府采购的政策法规。
（二）负责制定镇机关采购内部控制及管理制度，并对制度执行情况进行监督检查。
（三）研究决定重大采购事项，审定采购预算和计划。
（四）协调解决采购业务执行中的重大问题，监督采购项目的实施，重点加强对采购申请、立项审批、采购招标、合同订立、验收、付款等环节的监控督查。
（五）其他相关决策事宜。
第十二条 岗位设置。工作专班下设办公室，由华连军担任办公室主任，党政办负责工程项目采购、货物采购及服务类采购项目的同志为成员。
业务部门根据各自岗位职责权限确定1名采购经办人员。财政所、纪委对本单位政府采购活动进行全过程监督。
1、办公室主要负责：
（一）通过综合评估和询价，寻找性价比高的供应商；
（二）根据采购工作专班的决策安排，依规依程序实施物资采购；
（三）供货跟进。供应商按照订单或者合同进行供货，采购部门需跟进监督是否按时供货，也要协调解决货物配送到现场后可能存在的问题，比如卸车问题，停车位置问题等等；
（四）收货。根据订单或合同进行验收，主要查型号、规格、品牌等基数参数是否与订单（合同）一致；
（五）结算付款。按照合同或订单条款约定给供货商进行结算付款；
2、业务部门主要负责：
（一）根据实际工作需要提出采购申请和采购计划报采购工作专班审批；
（二）把经采购工作专班审批同意的采购申请、采购计划交办公室组织实施，其中拥有电子卖场子账号的部门可自行组织实施；
（三）对采购物资组织验收，主要查验物资型号、数量、质量等是否达标。
3、财政所主要负责：
（一）组织编制本单位政府采购预算；
（二）办理本单位预算调整审批手续；
（三）编报本单位政府采购信息各类统计报表；
（四）办理政府采购合同支付申请；
（五）办理政府采购资产登记入账手续；
（六）开展本单位政府采购项目的绩效评价工作。
第十四条 队伍建设。建立健全本单位政府采购事项内部决策机制、细化采购流程各环节的工作要求和执行标准、明确岗位权限和责任，强化内部审计和纪检监察，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度。合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，建立岗位间的制衡机制。进一步提升采购人员的素质，加强采购人员的专业素质与实践操作能力，熟悉政府采购中的各项规定，培养政治素质、职业道德和法纪意识。采购人应逐步构建以采购需求为引领的政府采购制度，规范履约验收程序、细化实施方案，确保采购结果实现相关的绩效和政策目标。
第十五条 绩效目标。政府采购工作绩效管理是指通过运用一定的评价指标、标准和方法，对各单位各部门开展的政府采购活动进行科学、客观、公正的评价。
第十六条 绩效评价。办公室会同财政所、纪委对政府采购项目实施全过程绩效评价考核，包括制定绩效评价考核管理办法，设立绩效评价考核指标体系，依据绩效评价考核情况确定绩效评价结果。
第十七条 本单位政府采购绩效评价考核指标体系的基本内容主要包括：
（一）政府采购预算的编制及执行情况；
（二）政府采购活动节约资金情况；
（三）实施政府采购活动的效率情况；
（四）政府采购政策功能的实现情况；
（五）政府采购活动的公开、公平、公正性。
第十八条 绩效评价结束后，财政所将量化的考核评价结果向采购工作专班进行汇报，作为年度编报政府采购预算的重要依据。
第十九条 主要政策。政府采购有关政策包括节约资源、保护环境、支持创新、促进中小企业发展、扶持不发达地区和少数民族地区、维护弱势群体利益等。主要政策包括：节能、节水、环保产品采购、“两型”产品采购、绿色采购、促进中小企业（包含监狱企业和残疾人福利企业）发展的政府采购预留份额、政府采购支持消费扶贫等。
第二十条 落实机制。各业务部门和财政所应在政府采购制度制定、预算编制、绩效管理、需求制定、方式选择、项目评审、合同订立、合同执行等环节，落实政府采购相关政策功能。
第二十二条 采购预算。政府采购预算要实行应编尽编，做到无预算不采购，规范预算编制程序、预算调整适用情形和审核程序。纳入财政投资评审范围的项目，以评审金额作为政府采购项目预算控制数。
第二十三条 采购预算编制。本单位预算编制由财政所负责，三中心一站一大队编制本部门年度预算后统一交财政所汇总，由财政所汇总本单位采购预算，编制本单位年度预算报财政部门审批。
第二十四条 在预算执行过程中需要调整、追加政府采购预算的，由财政所报采购工作专班讨论决定后，报上级财政部门批准。
第二十五条 财政投资评审。凡限额标准以上的政府采购工程及与工程相关的货物、服务项目，按规定应实行预算控制价评审和结算评审的，三中心一站一大队应在采购计划备案前按规定将工程预算报评审部门审核。
第二十六条 采购需求是指为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围）,付款条件（进度和方式）,包装和运输，售后服务，保险等。
第二十七条 责任主体。三中心一站一大队负责编制本部门所需采购项目的采购需求，并由采购经办人员承担采购需求编制的主体责任。根据预算批复结果和实际需要按项目类别组织实施计划，确定采购需求应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置要充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素。
第二十八条 采购需求确定前，可以根据项目特点，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。
第二十九条 需求内容。采购需求应当包括采购对象需实现的功能或者目标，满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求，采购标的数量、交付或实施的时间和地点，采购对象的验收标准等内容。采购标的应遵循《行政事业单位通用资产配置标准》。
采购需求描述应当清晰明了、表述规范、含义准确，能够通过客观指标量化的应当量化，评分项应当按照量化指标等次，设置对应的不同分值。采购需求中的技术、服务等要求不得指向特定供应商；不得规定含有倾向性或者排斥潜在供应商的特定条件；不得设定与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关的资格、技术、商务条件。
采购需求应当作为确定采购项目采购方式、竞争范围、合同定价方式，以及开展履约验收、绩效评价等工作的依据。
第三十条 审批程序。采购经办人员对采购项目的市场技术、规格、服务水平、价格等相关事项进行市场调研和论证，科学、合理编制采购需求，经三中心一站一大队负责人或分管领导审批。
第三十一条 采购方式。根据项目需求特点，绩效目标和市场供需等情况，依法确定适宜采购方式。政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
第三十二条 集中采购和分散采购的政府采购限额标准为：货物项目采购预算金额50万元（含50万）;服务项目采购预算金额80万元（含80万）,其中法律顾问服务按市有关规定执行；工程项目采购预算金额100万元（含100万）。
货物和服务项目公开招标数额标准为200万元，工程项目公开招标数额按照国家有关规定执行。
上述数额标准如遇调整，则按最新调整数额标准执行。
第三十三条 财政所应当严格按照年度政府集中采购目录和政府采购限额标准的规定，对于不同的政府采购情形依法依规确定适宜的政府采购方式，并按以下内部审批流转方式执行：
（一）政府采购限额标准以下的货物、服务和工程，需先填写《申报单》,再按以下流程进行：
1、集中采购目录内限额标准以下的货物及服务类项目，须在电子卖场进行采购。其中，采购预算金额10万元以下的各部门可在电子卖场直购，10万元（含）以上的在电子卖场进行竞价采购。
2、集中采购目录外及限额标准以下的货物及服务类项目，可在电子卖场直购或者竞价采购，电子卖场没有的货物及服务类项目，可通过线下联系商家，商家在电子卖场上架后采购。
3、采取单一来源、紧急程序采购方式进行采购的须经过党政联席会议审议通过后方能实施。
4、定点采购、协议供货等按照省、市、县相关规定执行。
5、采购标的应遵循《行政事业单位通用资产配置标准》之规定。
（二）达到政府采购限额标准以上公开招标限额标准以下的货物、服务和工程，由相关业务部门提出采购计划，采购工作专班审批同意，相关业务部门负责依规依程序采购。
（三）达到公开招标限额标准的货物、服务，由相关业务部门提出采购计划，经财务部门核实政府采购预算和采购意向后，提交采购工作专班研究审定后组织采购。
第三十四条 对于达到公开招标数额标准的政府采购货物和服务项目，应当采用公开招标方式；符合非公开招标采购方式情形，需采用公开招标以外采购方式的，采购工作专班应根据采购项目的采购需求和相关行业、产业发展状况以及资金额度和重要性，结合本单位实际情况，将拟采用非公开招标采购方式的理由及必要性进行内部会商，并纳入本单位“三重一大”事项决策范围，按程序报县财政部门批准。
第三十五条 公开招标数额标准以上的货物、服务项目，采购经办人员向财政部门申请非公开招标采购方式审批时，应当提交以下材料：
（一）书面申请。申请中应当载明以下内容：采购人名称、采购项目名称、项目预算、项目概况等项目基本情况说明，拟申请非公开招标采购方式的理由，联系人及联系电话等；
（二）预算批复文件（含项目年初部门预算、或者资金追加文件）或者资金来源证明；
（三）单位内部会商意见。
（四）主管预算单位的审核同意意见。
第三十六条 采购经办人员向财政部门申请采用单一来源采购方式的报批要件包括：申请报告、内部会商意见、专业人员论证单一来源唯一性、项目预算审核机制以及单一来源法定公示期满且无异议等。
第三十七条 代理机构。限额标准以上的政府采购项目可以委托集中采购机构采购，也可以委托社会代理机构采购。委托采购代理机构采购的，应当和采购代理机构依法签订政府采购委托代理协议，明确代理采购的范围、权限、期限和按规定计算代理费用等具体事项。采购代理机构应当严格按照委托代理协议开展采购活动，不得超越代理权限。
第三十八条 进口产品采购。业务部门需采购进口产品的，应当在开展采购活动前向采购经办人员提出采购进口产品，采购经办人员按照《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119号〕规定，获取上级主管部门出具的意见，组织专家进行论证，报本单位党委讨论通过后，汇总相关材料在政府采购平台中报批审核。未按规定审核的，不得采购进口产品。
进口产品报批要件包括：申请表、内部会商意见、专业人员对产品进口必要性的论证、主管预算单位签署审核意见等。
第三十九条 采购文件。采购文件（招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等）由财政所牵头编制。采购文件应当完整反映采购需求的有关内容，包括采购需求、投标人资格条件、政府采购政策要求与执行措施、一次性密封报价等投标报价要求、评标方法和标准以及拟签合同文本等事项。根据采购项目需求特点和绩效目标，围绕能够体现货物和服务的质量、价格效率等关键因素，科学设置评审因素。评审因素应当与采购需求对应，客观评审因素应设置固定分值，主观评审因素应细化分值并缩小自由裁量区间。
第四十条 电子化采购项目，电子采购文件免费向供应商提供。非电子化采购项目，发售采购文件收取的费用限于补偿印刷、邮寄的成本支出，不得以营利为目的。
第四十一条 预算单位代表。三中心一站一大队负责人或者采购经办人员可根据项目实际情况派遣能够依法履行评审工作职责并承担相应法律责任的代表担任采购项目评标（评审）小组的采购人代表，但必须由本单位出具授权委托书。
采购人代表应熟悉政府采购相关政策法规，具备良好的职业道德和较高的业务素质。
采购人代表与参加采购活动的供应商存在下列利害关系之一的应当回避：参加采购活动前三年内与供应商存在劳动关系或者担任过供应商的董事、监事或者供应商的控股股东或实际控制人；与供应商的法定代表人或者负责人有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲或者近姻亲关系；与供应商有其他可能影响政府采购活动公平、公正进行的关系。
第四十二条 评审专家。除财政部规定的情形外，评审专家应从湖南省政府采购评审专家库中随机抽取，项目评审专家抽取人数应当符合政府采购法律法规的规定。根据项目特点，自行选择与采购项目相关的评审专家的，由采购经办人员报部门负责人或者采购工作专班同意后开展评标（评审）工作。
评审专家名单在采购环节保密，在公布中标、成交结果时公开，接受社会监督。
第四十三条 信息公开。采购经办人员应当严格遵守政府采购法律法规规定的时间，按照财政部门统一模板，全面、准确、及时、完整地编制各类公告信息，并按规定在“政府采购网”公开发布，公告信息不得有虚假和误导性陈述，不得遗漏依法应当公开的事项，涉及国家秘密和商业秘密的除外。
第四十四条 紧急采购。因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件所实施的紧急采购，应有相关部门的认定，可由单位自行采购，完整保存与采购有关文件和记录，在满足需求的前提下不得排除竞争。
第四十五条 合同类型。根据交易的性质和方式不同，政府采购合同类型分为以下三类：(1)供货合同，适用于货物类政府采购；(2)工程承包合同，适用于工程类政府采购；(3)服务合同，适用于服务类政府采购。根据项目特征、合同标的、定价机制和绩效目标，政府采购合同可分为固定价格合同、成本补偿合同、绩效激励合同、特许经营合同、政府和社会资本合作合同等多种类型。业务部门可根据政府采购品目分类和项目特点合理选择适当的合同类型，并在采购文件中明确拟签订的合同类型和文本格式，合理确定与供应商的权责关系。
政府采购合同适用《中华人民共和国民法典》,本单位与中标、成交供应商签订政府采购合同应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定。
第四十六条 合同签订。中标（成交）通知书发出之日起30日内，采购经办人员应将中标（成交）供应商起草的政府采购合同送业务部门审核，经业务部门负责人审核同意后，按照采购文件、中标（成交）供应商的投标（响应）文件的相关条款与中标（成交）供应商签订采购合同。政府采购合同签订前，应进行单位内部审查，对合同主要条款进行审核，确保符合相关法律规定。政府采购合同履行中，需追加合同标的，可根据政府采购法规定签署补充合同。
本单位签订合同一般程序为：采购需求审核→采购部门审核→财务部门审核→分管领导审核→单位负责人签订（或授权签订）
对于采购预算达到限额标准以上或者对于涉及民生、社会影响较大的项目以及政府向社会公众提供的公共服务项目，业务部门应先将政府采购合同报部门分管领导初步同意后，按照“三重一大”决策制度要求报党政联席会议讨论通过后方可签订采购合同。
合同不得对采购文件确定的事项和投标（响应）文件作实质性修改。不得向中标、成交供应商提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。
第四十七条 合同备案。采购经办人员应当自采购合同签订之日起7个工作日内向财政所备案，并将合同公示于“政府采购网”上。采购金额达到限额标准以上的货物、服务和工程项目纳入县财政局政府采购备案管理。
第四十八条 政府采购合同履行中，需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，由采购经办人员和财政所讨论研究，报部门分管领导和单位负责人同意后，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。
第四十九条 政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。
政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
变更、中止或者终止合同前，采购经办人员应当将变更、中止或者终止合同相关情况向部门分管领导汇报，并按照“三重一大”决策制度的要求报党委讨论通过方可执行。
第五十条 岗位设置。政府采购履约验收由采购使用方及财政所等部门组成不少于3人（或以上单数）的验收小组，本单位相关专业技术人员不足的或采购人认为有必要的，可邀请验收专家参加验收。
验收小组成员中应明确一名负责人，负责项目的履约验收工作，直接参与项目采购的人员，不得作为验收负责人。
第五十一条 职能职责。验收小组应当在实施验收前全面掌握项目验收清单和标准，项目的技术规定要求和中标（成交）供应商的响应承诺等情况以及合同明确约定的要求，并做好验收所需要的其他准备工作。
委托专家参加验收工作的，应对专家的真实性、合法性承担责任。验收专家必须符合政府采购评审专家要求并具备验收项目所需相应专业资质。
第五十二条 验收小组应按照做好的验收前准备工作或拟定的验收工作方案，并按照政府采购合同履约验收相关规定，依据项目采购文件、中标（成交）供应商投标（响应）文件、采购合同及样品，认真组织对中标（成交）供应商提供的货物、服务进行履约验收，并对采购结果进行客观评价。验收结果评价应当与采购合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩，减少供应商价格违约、交货不及时、产品质量不合格、售后服务无法保障等问题。
对延续性的日常服务项目（如保洁、安保、维护、维保等日常性服务）,应当按照采购文件或采购合同规定的日常考核内容、考核标准、考核期限和结算办法对服务单位提供的服务进行日常考核，并以考核表作为履约验收的依据。
对于大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作并出具意见。政府向社会提供的公共服务项目，验收时应当邀请服务对象参加验收工作并出具意见，并将验收结果（验收书）在政府采购网上向社会公告。
第五十三条 完成验收后，验收小组应出具政府采购项目验收书。政府采购项目验收书应当包括如下要素及要点：采购人名称、供应商名称、采购项目名称、项目合同编号、验收方式，每一项采购品的名称、型号规格与配置（或服务内容与标准）、数量、单价、合计金额、是否通过验收，明确项目的验收结论性意见，应包括“货物已收到（或服务已完成、工程已竣工）,验收合格或不合格”字样，验收结果与采购合同、采购文件、投标（响应）文件、封存样品有出入的，应在验收书上逐项载明偏差具体内容并提出处理意见，验收小组所有成员、中标（成交）供应商法人或授权代表应在验收书上签字，对验收内容负责并承担相应的法律责任。
邀请国家认可的质量检测机构对政府采购项目实施验收的，质量检测机构应当出具检测报告，检测报告应签署验收意见并加盖质量检测机构单位公章。
国家质检部门或者上级部门对验收有规定的，以其规定的验收结果资料作为验收依据，但应包括政府采购项目验收书要求的要素及要点。
检测报告、验收工作方案、验收小组成员签到表等与项目验收相关的资料作为验收书的附件。
第五十四条 对于验收合格的项目，应按照合同约定及时向供应商支付采购资金，不得无故拖欠，不得向成交供应商提出超出合同范围的其他要求。政府采购项目的资金支付程序，按照有关财政资金支付管理的规定执行。
对于验收不合格的项目，应要求供应商按合同约定整改，整改验收合格方可办理支付手续。采购合同的履行、违约责任和解决争议的方式等适用《中华人民共和国民法典》。
第五十五条 问责机制。坚持制度规范与监管问责并重，建立健全有效的监管和问责机制。建立完善科学的运行机制、管理机制、监控机制、约束机制、问责机制。
第五十六条 信息化管理。政府采购信息化管理由采购经办人员负责。采购经办人员应熟悉电子化政府采购平台的各项功能，熟练掌握和操作政府采购电子平台等信息系统，加快推进本单位政府采购信息化建设。
第五十七条 电子卖场使用。业务部门采购政府采购限额标准以下的货物、服务和工程项目，应按照《衡阳市2021年政府采购集中采购目录及政府采购限额标准》（衡财购〔2021〕465号）执行。具体执行如下：
（一）岗位设置。办公室创建电子卖场主账号，可设立审批账号、管理账号、业务子账号和财务管理账号，根据业务需要设立子账号分配给各业务部门，子账号主要方便各业务部门在电子卖场开展交易活动采购。
（二）业务流程。①对于非集中采购目录以内限额标准以下的：三中心一站一大队在电子卖场单笔交易额不超过5000元（不含），填报《XX单位政府采购申报审批表》在电子卖场采购；单笔交易额超过5000元（含）的，还需三中心一站一大队负责人或单位分管领导在《XX单位政府采购申请表》签字审批同意后，由采购经办人员在电子卖场采购；②属于集中采购目录以内限额标准以下的，应当填报《XX单位政府采购申请表》报采购经办人员统一集中采购，单次采购金额达到10000元以上的，采购经办人员需经过三中心一站一大队负责人或单位分管领导在《XX单位政府采购申请表》签字审批同意后，方可在电子卖场采购；③各部门不得利用电子卖场化整为零规避政府采购。货物、服务项目采购需求清单未细化到具体标的，工程项目未编制工程量清单、未经投资评审，不得在电子卖场采购。④采购标的还应遵循单位资产配置标准。
第五十八条 公平竞争。采购经办人员应当对采购文件供应商的资格要求、条件等进行公平竞争审查，不得差别对待各类所有制、各类规模、各类地区的市场主体，不得设置歧视性和排他性条件，排斥潜在供应商。经审查不存在限制、妨碍公平竞争情形的，方可发布政府采购公告和采购文件。
第五十九条 供应商减负。授权参加政府采购项目的采购人代表以及被委托采购代理机构在资格审查、开评标（评审）环节过程中，对于供应商法人代表已经出具委托书的，不得要求供应商法人代表亲自领购采购文件或者到场参加开标、谈判等。对于可以通过互联网或者相关信息系统查询的信息，不得要求供应商提供。除必要的原件核对外，对于供应商能够在线提供的材料，不得要求供应商同时提供纸质材料。对于供应商依照规定提交各类声明函、承诺函的，不得要求其再提供有关部门出具的相关证明文件，且招标文件应免费提供。
编制采购文件时，对投标（响应）文件的格式、形式要求应当简化明确，不得因装订、纸张、文件排序等非实质性的格式、形式问题限制和影响供应商投标（响应）。对于电子化采购的，采购经办人员或者被委托采购代理机构应当向供应商免费提供电子采购文件；暂未实现电子化采购的，鼓励采购代理机构向供应商免费提供纸质采购文件。
第六十条 采购意向公开。采购经办人员及时将部门采购意向向采购工作专班汇报，同意后组织相关采购意向公开工作。除因不可预见原因急需开展的项目外，未公开采购意向的项目不得实施采购。
第六十一条 采购经办人员应当在“政府采购网”公开采购意向，包括采购项目名称、预算金额、采购需求概况、预计采购时间等。采购意向按项目公开，公开时间原则上不得晚于采购活动开始前30日。
第六十二条 询问和质疑答复。询问和质疑答复的责任主体为采购人（可以委托代理机构协助）,对供应商依法提出的询问采购经办人员应当在3个工作日内作出书面答复，答复内容包括采购项目相关情况说明、法律依据等。
对供应商提交的书面质疑，采购经办人员应当在7个工作日内作出质疑答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。不得拒收供应商在法定质疑期内发出的质疑函。
第六十三条 供应商对评审过程、中标、成交结果提出质疑的，采购经办人员可以组织原评标委员会、谈判小组、询价小组或者磋商小组协助答复质疑。
第六十四条 质疑答复导致中标、成交结果改变的，采购经办人员应当及时书面报告财政所。
第六十五条 资金支付与退还。对于满足合同约定支付条件的，财务部门应当自收到发票后30日内提交资金支付申请。不得以机构变动、人员更替、政策调整等为由延迟付款，不得将采购文件和合同中未规定的义务作为向供应商付款的条件。
第六十六条 财政所应按照《湖南省财政厅关于印发<湖南省政府采购项目评审劳务报酬管理办法>的通知》（湘财购﹝2017﹞9号）的规定及时、足额支付专家评审费。
第六十七条 收取投标保证金的，采购经办人员应当督促集中采购机构和采购代理机构自中标通知书发出之日起5个工作日内退还未中标供应商的投标保证金，自政府采购合同签订之日起5个工作日内退还中标供应商的投标保证金。属于不予退还情形的应当做好登记台账，说明情况并报告财政部门。
第六十八条 政府采购合同融资。采购经办人员配合金融机构和中标（成交）供应商做好合同融资业务工作，帮助中小微企业获得金融机构信贷支持，促进中小微企业发展。
第六十九条 信用信息管理。各部门应当对参与政府采购活动的相关方开展信用评价。采购经办人员应当按照财政部门的相关规定，在政府采购平台中对采购代理机构、评审专家和供应商的政府采购行为评价打分。
第七十条 强化监督。机关纪委应当加强本单位的政府采购活动监督，主动接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，相关人员应当如实报告有关情况，及时提供有关材料。
第七十一条 各部门任何人不得向供应商、采购代理机构索要或者接受其给予的财物或者与采购无关的其他商品、服务。不得向供应商、采购代理机构报销应当由个人承担的费用。
第七十二条 各部门政府采购活动全程接受机关纪委的监督。对采购活动中的违法违规行为，机关纪委负责开展调查处理。涉嫌犯罪的，移交相关部门依法追究刑事责任。
第七十三条 “双备案”管理。使用财政性预算资金实行招投标的工程项目，除执行招投标管理规定外，还应按照政府采购管理要求，在财政部门政府采购电子平台录入项目计划，相关招投标信息公告链接到中国湖南政府采购网予以公开。
第七十四条 采购档案管理。各部门政府采购活动的所有资料归口到采购经办人员负责整理、归集和保管，财政所按照资产管理有关规定，及时办理政府采购资产登记入账手续。政府采购档案包括采购决策意见、采购预算、采购活动记录、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件（包括音视频资料）等采购活动资料均需纳入本单位档案管理，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件可以用电子档案方式保存，保存期限自采购结束之日起至少保存15年。
第七十五条 涉密采购管理。是指各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金采购集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，因采购对象、渠道、用途等涉及国家秘密，需要在采购过程中控制国家秘密的知悉范围，并采取保密措施的采购活动。
涉密采购项目应当具有相应定密权限，没有定密权的，应当及时报请有相应定密权限的上级机关单位或者业务主管部门、保密行政管理部门确定。
属于涉密采购的应按照财政部《涉密政府采购管理暂行办法》相关规定执行采购。审批资料随采购资料一并存档。
第七十六条 严格责任追究。对检查发现或者机关单位反映有关部门违反有关保密管理规定，对涉密政府采购项目定密不当的，责令其限期改正；情节严重的，依法追究直接负责的主管人员和其他直接责任人员的责任。
第七十八条 本制度自印发之日起实施。本制度未尽事宜，或者本制度执行期间，国家和省、市出台新规定的，按照新规定执行。
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